Termina em março o prazo para as Sociedades Anôminas e Limitadas, cujo exercício social tenha se encerrado em 31 de dezembro de 2023, elaborarem e divulgarem os documentos societários obrigatórios.
Veja abaixo 4 dúvidas recorrentes sobre a sua preparação, aprovação e divulgação:
1. Qual é o prazo prévio para a convocação dos acionistas? Nas Sociedades por Ações os administradores devem comunicar os acionistas no prazo de 30 dias antes da data aprazada para a realização da assembleia. Dessa forma, a convocação se fará mediante anúncio publicado, no mínimo, por 3 vezes, devendo conter: (i) local; (ii) hora da assembleia; (iii) ordem no dia; e (iv) nos casos de reforma do estatuto social, a indicação da matéria a ser alterada. O primeiro anúncio ocorre com 8 dias de antecedência, no mínimo; e não sendo realizada a assembleia será publicado o segundo anúncio de convocação, com prazo prévio de 5 dias.
2. Quais Matérias podem ser objeto da Assembleia? Nas Sociedades por Ações a assembleia geral ordinária deve ser realizada nos 4 meses seguintes ao término de cada exercício social para: (i) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votas as demonstrações financeiras; (ii) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e quanto à distribuição de dividendos; (iii) eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando aplicável; e (iv) aprovar a correção da expressão monetária do capital social.
3. Quais são os documentos necessários? Para as Sociedades por Ações a lei dispõe que os documentos da administração são: (i) relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício social encerrado; (ii) cópia das demonstrações financeiras; (iii) se aplicável, parecer de auditores independentes; (iv) parecer do conselho fiscal, inclusive com os votos dissidentes, se aplicável; e (v) demais documentos pertinentes aos assuntos da ordem do dia.
4. Qual é o procedimento correto para divulgação? Os documentos da administração das Sociedades por Ações devem ser publicados em jornal de grande circulação editado na localidade em que esteja situada a sede da companhia, de forma resumida e com a divulgação simultânea dos documentos na página do mesmo na internet. As certificações de autenticidade podem ser obtidas no âmbito da ICP-Brasil.
No caso das demonstrações financeiras, a publicação de forma resumida deverá conter, no mínimo, a comparação com os dados do exercício anterior; informações ou valores globais relativos a cada grupo e a respectiva classificação de contas ou registros; os extratos das informações relevantes contempladas nas notas explicativas e nos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, se houver.
Para as Sociedades Anônimas de capital fechado que possuam: (i) receita bruta anual de até R$78 milhões de reais poderão realizar as publicações de forma eletrônica, estando isentas das publicações e jornal impresso; e (ii) menos de 20 acionistas, com patrimônio líquido inferior a R$10 milhões poderão deixar de publicar o anúncio dos documentos da administração, desde que cópias autenticadas sejam levadas a registro na Junta Comercial competente sob a forma de anexo à ata da assembleia deliberada.
No que se relaciona às Sociedades por Ações de capital aberto e de menor porte, consideradas pela legislação como aquelas com receita bruta anual inferior a R$500 milhões, estarão sujeitas à regulamentação da Resolução CVM nº 166, que define que as publicações devem ocorrer nos sistemas da própria autarquia (empresas.Net ou Fundos.NET, conforme o caso).
A observância a estas exigências é essencial para as companhias abertas, sendo esta a forma de evitar que acionistas, incluindo aqui até os minoritários, questionem os atos realizados durante o ano pelo conselho e diretoria e, principalmente, afasta a possibilidade de invalidação de decisões e ações tomadas pela gestão.
