A recente Portaria do INSS nº 156/2026, em vigor desde 15/05/2026, busca enfrentar um dos principais desafios na gestão dos afastamentos previdenciários: o acesso tempestivo e confiável às informações.
Com a criação do sistema “INSS Empresa”, empregadores passam a contar com um canal oficial para consulta de dados relacionados a benefícios e afastamentos de seus empregados, ampliando a transparência e conferindo maior previsibilidade a uma área que frequentemente gera impactos operacionais, financeiros e jurídicos relevantes.
1. Acesso direto às informações: O novo sistema permitirá que as empresas consultem informações previdenciárias de seus empregados de forma digital, sem necessidade de intermediários ou procedimentos presenciais. A medida tende a tornar mais eficiente a gestão dos afastamentos e o acompanhamento da situação previdenciária dos trabalhadores. O acesso será realizado por meio da conta do governo e de certificado digital vinculado ao CNPJ da empresa, com possibilidade de delegação controlada a terceiros. A estrutura foi concebida para aliar praticidade operacional à proteção de dados pessoais, em conformidade com as diretrizes da LGPD.
2. Mais previsibilidade para o RH: Entre as informações disponíveis estarão a espécie do benefício, datas de requerimento, concessão, início e cessação do afastamento, além da situação atual do benefício. O acesso facilitado tende a reduzir inconsistências operacionais e aprimorar o planejamento da força de trabalho.
3. Impactos Além do Benefício Previdenciário: O aumento dos índices de afastamento pode repercutir diretamente no Fator Acidentário de Prevenção (FAP), influenciando a alíquota do Risco Ambiental do Trabalho (RAT) e elevando o custo previdenciário das empresas. Soma-se a isso o crescimento das ações regressivas propostas pela Advocacia-Geral da União (AGU), por meio das quais se busca o ressarcimento dos valores pagos pelo INSS em situações relacionadas a acidentes ou doenças ocupacionais. Nesse contexto, ganham relevância os investimentos em prevenção, monitoramento de indicadores e documentação consistente em saúde e segurança do trabalho.
4. Redução de custos administrativos: A digitalização do fluxo de informações elimina etapas burocráticas e reduz a dependência de comunicações fragmentadas entre empresa, empregado e Administração Pública. Na prática, a tendência é de maior eficiência operacional para as áreas de RH, Departamento Pessoal, Saúde Ocupacional e Jurídico, permitindo uma atuação mais coordenada e baseada em informações atualizadas.
5. Gestão estratégica dos afastamentos: Quanto maior a visibilidade sobre benefícios previdenciários, maior a capacidade da empresa de identificar tendências, monitorar riscos e estruturar políticas preventivas. A atuação integrada entre as áreas jurídica, médica e de segurança do trabalho tende a ser cada vez mais relevante para o acompanhamento dos empregados afastados e para a formação de um conjunto probatório consistente em temas sensíveis, como nexo causal e concausalidade. O assunto ganha ainda mais importância diante da atualização da NR-1, que passou a incluir expressamente os riscos psicossociais no âmbito do Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO).
A criação deste canal oficial representa um avanço na disponibilidade de informações que pode contribuir para uma gestão mais eficiente dos afastamentos, dos custos previdenciários e dos riscos trabalhistas. Em um cenário de crescente atenção aos temas de saúde ocupacional e responsabilidade empresarial, empresas que transformarem dados em estratégia estarão mais preparadas para tomar decisões assertivas, mitigar passivos e fortalecer sua governança trabalhista.
