A utilização do Whatsapp e de outras plataformas de comunicação online (chats) foi largamente incorporada pelas empresas, se mostrando eficiente na manutenção da interação entre colegas, equipes e líderes, mesmo à distância.
Entretanto, alguns aspectos têm de ser observados pelas organizações quando da utilização destas ferramentas a fim de evitar passivos trabalhistas:
1. Evitar o envio de mensagens nos períodos de descanso dos empregados. O primeiro ponto remete ao respeito aos períodos de pausa dos empregados e ao direito à desconexão. O empregador e seus prepostos devem observar os respectivos turnos de trabalho de seus empregados para promover a comunicação através das plataformas, evitando que sejam enviadas mensagens fora do horário de trabalho e durante o intervalo intrajornada com frequência, sob pena de ser reconhecida jornada extraordinária dos colaboradores e, dependendo do caso, até mesmo sobreaviso destes.
Da mesma forma, mensagens enviadas aos colaboradores durante suas férias poderão resultar na nulidade destas e na condenação da empresa ao pagamento do período em dobro (recomenda-se, inclusive, que o empregado seja excluído dos grupos empresariais durante suas férias e imediatamente reincluído quando de seu retorno).
2. Adotar regras claras quanto ao uso das plataformas. As empresas deverão adotar regras claras quanto ao uso das plataformas e comunicá-las sempre a cada novo integrante do grupo. As regras podem dizer quanto à finalidade do grupo, à forma e horário de utilização da plataforma e às normas de conduta da empresa aplicáveis, entre outras que se entenderem necessárias.
3. Não utilizar as plataformas para envios de mensagens pessoais. O uso do Whatsapp no trabalho e de qualquer outra ferramenta de comunicação deve ser estrita a questões profissionais. Envio de mensagens pessoais, políticas ou religiosas, utilização de apelidos e brincadeiras sobre componentes do grupo não devem ser permitidas, cabendo à empresa advertir, de forma privada, os colaboradores que agirem em desacordo com a política e que incorram em qualquer conduta que possa constranger seu(s) colega(s) ou subordinado(s).
Reforça-se que as cobranças relacionadas ao uso das plataformas ou a quaisquer outras falhas dos empregados devem ocorrer de forma privada, a fim de afastar a exposição e consequente configuração de assédio moral sobre os colaboradores.
4. Garantir a segurança da informação. Cabe também ao empregador advertir aos empregados integrantes do grupo que os assuntos devem ser tratados de forma confidencial, sendo vedada a divulgação a terceiros. Além disso, outras ações para segurança da informação devem ser adotadas, como manter o sistema operacional do computador e do celular atualizado e fornecer software de antivírus e de VPN aos colaboradores.
